Попередня редакція положення про відділ від 05.04.2022 року
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ організаційного забезпечення діяльності ради
виконавчого комітету Липовецької міської ради
1. Загальні положення
1.1. Відділ організаційного забезпечення діяльності ради виконавчого комітету Липовецької міської ради (далі – відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради.
1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про звернення громадян», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних» та іншими чинними законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами органів місцевого самоврядування, рішеннями та Регламентом міської ради, розпорядженнями міського голови, а також цим Положенням.
1.3. Відділ утворюється з метою організаційного забезпечення діяльності міської ради.
1.4. Робота відділу планується відповідно до плану роботи міської ради, завдань, що поставлені перед відділом.
1.5. Положення про відділ затверджується міською радою, а посадові інструкції його працівників – міським головою.
1.6. Структура відділу, чисельність та посадові оклади його працівників встановлюються штатним розписом міської ради.
1.7. Призначення на посаду та звільнення з посади працівників відділу здійснюється міським головою відповідно до чинного законодавства України.
1.8. Відділ очолює начальник відділу, який здійснює керівництво відділом і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
1.9. Міська рада створює умови для належної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщенням, телефонним та електронним зв'язком, комп'ютерами та оргтехнікою, нормативно-правовими актами і довідковими матеріалами, електронною системою інформаційно-правового забезпечення, а також доступом до інформаційних баз та мережі Інтернет.
1.10. Відділ підпорядковується міському голові, секретарю ради.
1.11. Відділ, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з структурними підрозділами, виконавчими органами місцевої ради, а також з установами та організаціями територіальної громади.
1.12. Відділ має печатку «Відділ організаційного забезпечення діяльності ради», штампи «КОПІЯ», «Одержано», міні-датер.
2. Основні завдання, обов’язки та права відділу
Основними завданнями відділу є:
Основними завданнями відділу є:
2.1. Організаційне, методичне, інформаційне забезпечення діяльності ради.
2.2. Організація підготовки пленарних засідань сесій міської ради та матеріалів, що вносяться на їх розгляд.
2.3. Забезпечення протоколювання пленарних засідань сесій міської ради.
2.4. Забезпечення роботи пленарних засідань сесій міської ради.
2.5. Підготовка за дорученням міського голови, заступників міського голови, секретаря ради, спільно з відділами міської ради проєктів рішень сесії міської ради, розпоряджень міського голови, довідок, інших документів з питань, що входять до компетенції відділу.
2.6. Наповнення розділів офіційного веб сайту міської ради інформацією, яка знаходиться у володінні відділу, Єдиного державного веб порталу відкритих даних та системи обліку публічної інформації відповідно до Порядку оприлюднення Липовецькою міською радою, її виконавчими органами, комунальними підприємствами та закладами наборів даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних рішення виконавчого комітету міської ради, затвердженого рішенням виконавчого комітету від 11 серпня 2021 року № 136.
2.7. Підготовка порядку проведення пленарного засідання сесії міської ради.
2.8. Підготовка проєкту порядку денного пленарного засідання сесії міської ради.
2.9. Формування та надсилання депутатам міської ради в електронному вигляді переліку питань та проєктів рішень, які вносяться на розгляд пленарного засідання сесії міської ради.
2.10. Планування роботи ради.
2.11. Співпраця з депутатами міської ради.
2.12. Відповідно до визначених завдань відділ:
вивчає та узагальнює документи, які надходять до міської ради і відносяться до компетенції відділу, за дорученням керівництва розробляє проєкти нормативно-правових актів, готує при необхідності аналітичні, довідкові та інші необхідні матеріали, що надходять до відділу та віднесені до його компетенції;
готує розпорядження про скликання сесії міської ради та перелік питань, який вноситься на розгляд сесії міської ради;
оприлюднює розпорядження про скликання сесії міської ради на офіційному сайті міської ради та доводить до відома депутатів та жителів громади про час і місце проведення пленарного засідання сесії міської ради та перелік питань для внесення на розгляд ради;
готує розпорядження про створення робочої групи з підготовки питань на сесію міської ради, що потребують додаткового вивчення;
складає графік засідання постійних комісій міської ради, порядок денний, списки запрошених;
готує телефонограми про засідання комісій, сесій міської ради, нарад, тощо.
готує на сесію інформацію щодо результатів розгляду депутатських запитів, звернень, виконання протокольних доручень сесій міської ради;
готує для депутатів міської ради в друкованому та/або електронному вигляді перелік питань та проєкти рішень, що вносяться на розгляд постійних комісій та пленарних засідань сесій міської ради;
узагальнює пропозиції щодо змін і доповнень до проєктів рішень, що надійшли за результатами їх обговорення на засіданнях постійних комісій міської ради;
забезпечує реєстрацію депутатів міської ради та запрошених перед пленарним засіданням сесії міської ради;
визначає місця для депутатів та запрошених у сесійній залі;
здійснює технічне забезпечення роботи пленарних засідань сесій міської ради, семінарів, нарад, що входять до компетенції відділу;
забезпечує аудіофіксацію та відеотрансляцію пленарного засідання сесії міської ради в онлайн режимі з використанням мережі Інтернет на офіційному сайті чи ютуб каналі міської ради;
оприлюднює на офіційному сайті міської ради, в день проведення пленарного засідання сесії, результати поіменного голосування, реєстрації депутатів, порядок денний пленарного засідання сесії;
оприлюднює на офіційному сайті міської ради прийняті міською радою рішення пленарних засідань сесій міської ради в строки, визначені законодавством України та Регламентом міської ради;
оформляє протокол сесії міської ради та оприлюднює його на офіційному сайті міської ради, протокольні доручення сесії та міського голови;
готує та здійснює розсилку копій рішень сесій міської ради, інших організаційно-розпорядчих документів адресатам;
готує витяги з рішень сесії міської ради;
готує проєкт плану діяльності ради з урахуванням підготовки проєктів регуляторних актів;
бере участь у розробці та виданні методичних посібників, рекомендацій, довідників, необхідних для роботи в міській раді, підготовці проєктів рішень сесій міської ради та інших нормативно-правових актів для розгляду на засіданнях постійних комісій, пленарних засідань сесій міської ради;
здійснює інформаційне наповнення відповідних розділів офіційного веб-сайту міської ради, що входять до компетенції відділу, Єдиного державного веб-порталу відкритих даних та системи обліку публічної інформації відповідно до Порядку оприлюднення Липовецькою міською радою, її виконавчими органами, комунальними підприємствами та закладами наборів даних, які підлягають оприлюдненню у формі відкритих даних рішення виконавчого комітету міської ради, затвердженого рішенням виконавчого комітету від 11 серпня 2021 року № 136, - перелік цільових місцевих програм, змін та звітів про виконання програм; поіменні результати голосування депутатів на пленарних засіданнях міської ради; дані про депутатів міської ради, у тому числі контактні дані та графік прийому;
сприяє проведенню навчань депутатів місцевих рад;
надає методичну та консультативну допомогу постійним комісіям, створює необхідні умови для їх ефективної діяльності, сприяє залученню спеціалістів до підготовки відповідних проєктів рішень, рекомендацій, висновків та пропозицій;
надає методичну і практичну допомогу депутатам міської ради у здійсненні ними своїх депутатських повноважень, участі у сесійній діяльності, роботі на виборчому окрузі під час депутатських днів, звітів депутатів перед виборцями;
забезпечує оперативний і повний розгляд запитів на публічну інформацію та надає відповіді на них запитувачам, що входять до компетенції відділу;
здійснює розгляд звернень громадян в межах компетенції відділу.
3. Функції відділу
3.1. Вивчає та узагальнює документи, що надходять до міської ради і відносяться до компетенції відділу.
3.2. Вносить на розгляд керівництва міської ради проєкти планів, заходів, доповідних записок, інформацій з питань компетенції відділу та забезпечує їх виконання.
3.3. Організовує проведення нарад та семінарів, забезпечує підвищення кваліфікації працівників відділу.
3.4. Сприяє постійним комісіям у здійсненні контролю за виконанням рішень міської ради, довгострокових програм, затверджених рішеннями міської ради.
3.5. Здійснює формування документів, відповідно до номенклатури справ відділу, та готує їх для передачі на зберігання до архіву.
3.6. Відділ може здійснювати інші повноваження, передбачені законодавством та розпорядженнями керівництва міської ради.
4. Права відділу
4.1. З метою забезпечення виконання своїх функцій відділ має право отримувати в установленому порядку інформацію, документи та інші матеріали від відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, що необхідні для виконання покладених на нього завдань.
4.2. В установленому порядку залучати спеціалістів до розгляду питань, що входять до компетенції відділу.
4.3. Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари, конференції з питань, що належать до його компетенції.
4.4. Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій та іншими технічними засобами.
5. Керівництво відділу
5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади згідно з чинним законодавством України.
5.2. Начальник відділу зобов’язаний забезпечити належне та своєчасне виконання покладених на відділ завдань.
6. Відповідальність відділу
6.1. Начальник і працівники відділу несуть персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та функцій згідно з законодавством.
7. Взаємодія відділу
В межах своїх повноважень відділ взаємодіє з:
7.1. Міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету міської ради щодо планування роботи Липовецької міської ради.
7.2. Виконавчими органами Липовецької міської ради:
7.2.1. Відділом діловодства та документообігу щодо розгляду звернень громадян, листів фізичних та юридичних осіб, запитів на публічну інформацію, виконання контрольних документів та здійснення діловодства, участі в особистому прийомі громадян міським головою, нарадах та інших заходах організованих відділом.
7.2.2. Відділом управління персоналом щодо формування кадрового резерву; оформлення прийому та звільнення з роботи, складання графіку відпусток, підвищення кваліфікації працівників; проведення щорічної оцінки, атестації посадових осіб; надання консультацій з питань дотримання вимог законодавства в сфері запобігання корупції.
7.2.3. Відділом юридичного забезпечення та комунальної власності у процесах погодження проєктів розпорядчих документів міської ради, міського голови.
7.2.4. Відділом бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення щодо оплати праці, лікарняних, обліку робочого часу, виплати матеріальної допомоги.
7.2. В межах своїх повноважень відділ взаємодіє з структурними підрозділами Липовецької міської ради, постійними комісіями міської ради, органами самоорганізації населення, ЗМІ, з підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та підпорядкування.
8. Начальник відділу організаційного забезпечення діяльності ради виконавчого комітету Липовецької міської ради
8.1. Начальник відділу організаційного забезпечення діяльності ради виконавчого комітету Липовецької міської ради (далі – начальник відділу) призначається на посаду та звільняється з посади міським головою в порядку, визначеному Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
8.2. На посаду начальника відділу призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим наказом Національного агентства України з питань державної служби від 07 листопада 2019 року № 203-19 «Про затвердження Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування».
8.3. Начальник відділу здійснює безпосереднє керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за належну організацію його роботи, своєчасне і якісне виконання планів роботи та покладених на відділ завдань, за порядок і стан трудової дисципліни серед працівників відділу.
8.4. Планує роботу відділу і забезпечує його виконання.
8.5. Розробляє посадові інструкції, визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, аналізує результати їх роботи. Сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників відділу.
8.6. Вносить на розгляд керівництва міської ради пропозиції про призначення, переведення і звільнення працівників відділу, заохочення і накладання стягнень.
8.7. Координує роботу працівників відділу:
1) з розроблення і здійснення організаційних заходів з підготовки і проведення засідань постійних комісій, сесій, громадських (депутатських) слухань, конференцій, круглих столів;
2) з надання методичної та практичної допомоги постійним комісіям, депутатам міської ради в організації їх діяльності;
3) з питань організаційного забезпечення виборів відповідно до законодавства.
8.8. За дорученнями міського голови, секретаря міської ради:
1) організаційно забезпечує підготовку і проведення нарад;
2) вивчає та узагальнює документи, що надходять до ради і відносяться до компетенції відділу;
3) узагальнює, при необхідності, аналітичні, довідкові та інші матеріали, що надходять до організаційного відділу і віднесені до його компетенції;
4) розглядає звернення громадян з питань, віднесених до компетенції відділу;
5) веде облік даних про кількість та склад депутатів Липовецької міської ради;
6) сприяє створенню і діяльності робочих груп із спеціалістів відділів, управлінь, для вивчення питань і підготовки проєктів розпоряджень міського голови та виконання інших його доручень з питань, віднесених до компетенції відділу.
8.9. Здійснює контроль за дотриманням у відділі інструкції з діловодства.
8.10. Забезпечує своєчасну здачу документів, передбачених номенклатурою справ відділу, до відділу документообігу та діловодства для зберігання та передачі до державного архіву.
8.11. Забезпечує виконання у відділі вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», здійснює оприлюднення на офіційному веб-сайті міської ради інформації, що відноситься до компетенції відділу.
8.12. Бере участь у нарадах, які проводяться керівництвом міської ради.
8.13. Відповідає за обробку персональних даних у відділі.
8.14. Має право:
1) підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції;
2) користуватися правами і свободами, які гарантуються громадянам України Конституцією і законами України;
3) на повагу особистої гідності, справедливе і шанобливе ставлення до себе з боку керівників, співробітників і громадян;
4) на оплату праці залежно від посади, яку займає, рангу, який йому присвоюється, якості, досвіду та стажу роботи;
5) на безпечні та необхідні для високопродуктивної роботи умови праці;
6) на соціальний і правовий захист;
7) отримувати в порядку, встановленому законодавством, від відповідних органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, об’єднань громадян, окремих осіб, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх службових обов’язків;
8) у порядку і в межах, встановлених законом, отримувати інформацію, безперешкодно ознайомлюватися з матеріалами, що стосуються проходження служби в органах місцевого самоврядування, отримувати від керівників органу місцевого самоврядування відповідні пояснення та давати особисті пояснення;
9) вимагати проведення службового розслідування з метою спростування безпідставних, на їх думку, звинувачень або підозри щодо неї;
10) захищати свої законні права та інтереси у органах державної влади, органах місцевого самоврядування та у судовому порядку.
8.15. Додержується вимог Правил внутрішнього трудового розпорядку, які затверджені у виконавчому апараті міської ради.
8.16. Дотримується вимог правил охорони праці, техніки безпеки, пожежної безпеки в приміщеннях міської ради.
8.17. Забезпечує виконання інших передбачених цим Положенням завдань та функцій відділу.
8.18. У разі відсутності начальника, його обов’язки виконує головний спеціаліст, на якого покладаються ці обов’язки розпорядженням міського голови за пропозицією начальника відділу.
9. Відповідальність
Відділ несе відповідальність за:
9.1. Невчасне і неналежне виконання покладених на нього завдань і обов’язків, передбачених цим Положенням.
9.2. Недотримання вимог чинного законодавства та внутрішніх організаційно-нормативних документів при здійсненні функцій, покладених на відділ.
9.3. Працівники відділу несуть відповідальність за недотримання вимог законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації», Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого апарату міської ради, за невиконання обов’язків та невикористання прав, передбачених даним Положенням, за що може притягуватись до дисциплінарної відповідальності чи позбавлятись премії частково або повністю.
Секретар міської ради Олеся НАЗАРЕНКО
